Grips-Todo-Projektverwaltung

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Grips mbH

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Siegstr. 11
47051 Duisburg
Tel. +49 203 337193

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Projektbaum

Das Programm arbeitet mit einem Baumdiagramm, in dem alle Informationen eingetragen werden. Die Daten sind damit hierarchisch geordnet. Wird ein Eintrag im Baum markiert, so werden die Daten in einem Formular rechts neben dem Projektbaum angezeigt bzw. bearbeitet. Das entspricht dem Verzeichnisbaum und der Dateiliste im Explorer. Dieses Prinzip wird im gesamten Programm verwendet. Dadurch ist die Bedienung intuitiv und einfach.

Neben dem Projektbaum können zusätzlich noch Informationsfenster angezeigt werden, die zu suchen bzw. Navigieren innerhalb des Projektbaums benutzt werden können. Die Daten des Projektbaums werden dort auf eine andere Art und Weise dargestellt - Eingaben erfolgen aber innerhalb des Formulars neben dem Projektbaum. Beispielsweise werden in einem Informationsfenster alle offenen Aufgaben - geordnet nach Priorität angezeigt. Durch ein Doppelklicken auf den Eintrag innerhalb des Informationsfensters wird der entsprechende Eintrag. Diese Bedienstruktur ist wirklich sehr übersichtlich. Es gibt keine Dialoge, die sich über andere Fenster legen. Einzelne Punkte können mit Drag & Drop verschoben oder kopiert werden. So ist es möglich mit Drag & Drop eine Aufgabe in ein Textverarbeitungsprogramm zu ziehen, um dort eine Dokumentation einzufügen.

Projektstrukturplan

Mit der Projektverwaltung können Sie einen Projektstrukturplan (PSP) aufbauen und dessen Gliederung mit Arbeiten füllen. Sie können den Aufwand kalkulieren und den Projektablauf dokumentieren und verfolgen. Dafür ist das Programm optimiert und diese Aufgabe wird auch gut davon abgedeckt. Was das Programm nicht macht: Es teilt keine Arbeiten ein, gibt keine Zeitpläne vor, ermittelt keine "kritischen" Pfade ... Mit anderen Worten: Die Projektverwaltung ist keine Terminplanung. Dies wird dem Projektleiter selbst überlassen. Erfahrungsgemäß ist das auch kein Problem. Der Mensch kann gewisse Dinge besser beurteilen als eine Software. Wenn z. B. Terminüberschreitungen passieren (und das wird auch in einem gut organisierten Projekt mal passieren), dann kann ein Mensch sehr gut darauf reagieren und die wichtigsten Arbeiten aus den nicht erledigten Punkten heraussuchen. Eventuell ist es ja dann auch notwendig, von dem geplanten Vorgehen etwas abzurücken und provisorische Zwischenlösungen zu verwenden ... Es ist natürlich möglich das alles so weit zu formalisieren, dass das von der Projektverwaltung erledigt werden kann - bei der Realisierung dieses Werkzeuges wurde allerdings zunächst darauf verzichtet.

Angebotskalkulation

Sie können sich mit der Projektverwaltung ein komplettes Angebot für das Projekt erstellen lassen. Dabei wird auf ein vorgefertigtes Formular zurückgegriffen, das Sie auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Es anhand dass Projektstrukturplans eine Angebotsbeschreibung und anschließend eine Kalkulationsübersicht ausgegeben.

Planung

Für die Planung des Projektablaufes stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Zum einen können sie den Projektablauf mit einem Netzplan organisiert. Der Netzplan hat den Vorteil, dass sie sofort erkennen können, an welchen Stellen der Projektablauf zügig bearbeitet werden muss. Der Netzplan erkennt automatisch einen kritischen Pfad, der anzeigt, dass Verzögerungen von Arbeitern, die auf diesem Pfad liegen, zu einer Verschiebung des Fertigstellungstermins des gesamten Projekts führt.

Alternativ oder ergänzend steht ihnen ein Gantt-Diagramm zur Verfügung, mit welchem Sie Aufgaben in einem Kalender anordnen können.

Sitzungen

Eine gute Planungsart für aufwendigere Projektarbeiten ist es Aufgaben in einzelne Sitzungen zu unterteilen. Sitzungen sind hier als Arbeitssitzungen zu verstehen, die von einem Mitarbeiter oder einem Team innerhalb eines Tages abgearbeitet werden sollen. Eine geschickte Aufteilung der Aufgaben auf einzelne Sitzungen ermöglicht eine sehr gute Planung von Projektlaufzeit.

Die Grips-Todo-Projektverwaltung besitzt einige besondere Mechanismen, die das Arbeiten nach der "Sitzungs-Methode" unterstützt. So können sie in einem extra Informationsfenster die Aufgaben auflisten, die innerhalb einer Sitzung erledigt werden sollen. Der geschätzte Gesamtaufwand wird angezeigt. Bearbeitet der Mitarbeiter einer Aufgabe, so kann er diese direkt in einem weiteren Informationsfenster dokumentieren. Erledigte Aufgaben werden sofort vom Gesamtaufwand abgezogen.

Siehe dazu auch: Zeiterfassung

Besprechungen planen und dokumentieren

Die Grips-Todo-Projektverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Besprechungen schnell vorzubereiten. In einem Bericht können Sie die Aufgaben auflisten, welche seit der letzten Besprechung neu hinzugekommen sind. Zusätzlich können sie die Aufgaben auflisten, die seit der letzten Besprechung erledigt wurden.

Die Besprechung selbst können sie innerhalb der Projektverwaltung dokumentieren. Dazu können Sie eine strukturierte Gliederung der besprochenen Themen anlegten. Es ist möglich direkt Aufgaben zu definieren, die während der Besprechung festgelegt wurden. Das Programm erstellt automatisch einen ausdruckbaren Bericht.

Budget

Sie können Budgets verwalten. Unterhalb eines Projektes können Sie beliebig viele Budgets anlegen, z. B. "Investitionen", "Aufwendungen". Innerhalb des Projektstrukturplans können Sie dann Aufwendungen eingeben, die ein Budget belasten. In einem Bericht können Sie sich dann eine Aufstellung der Aufwendung sowie das Restbudget anzeigen lassen. Die Budgetverwaltung ist relativ einfach. Es bietet sich unter Umständen an, die Kosten detailliert mit der Zero-Buchhaltung zu verwalten. Diese bietet eine doppelte Buchführung an. Für viele Fälle mag aber die einfache Verwaltung in Todo ausreichen.

Zeiterfassung

Mit "Tätigkeiten" können Sie Arbeitszeiten erfassen und dokumentieren. Damit können Sie die Bearbeitung von Aufgaben detailliert dokumentieren. Näheres dazu finden Sie auf der Seite Zeiterfassung.

Kalender

Kontakte

Sehr wichtig und oft vernachlässigt ist die Erfassung von Kontakten. Wann wurde was besprochen, welche Telefonate wurden geführt, Besuche, E-Mail, Briefe - wer mit wem ... Die Kontakte können auch hierarchisch angeordnet werden. So wird schnell ersichtlich, welches z. B. eine Antwort-E-Mail, ein Rückruf usw. gewesen ist. So bleibt die Übersicht auch bei vielen Kontakten einfach erhalten.

Wiedervorlagen

Sie können sich beliebige Wiedervorlagen definieren, die Sie an die Einhaltung von Terminen u. ä. erinnern. Diese werden direkt unterhalb von Aufgaben, Korrespondenzen ... eingefügt, sodass Sie immer direkt den Bezug wissen, ohne "nachschlagen" zu müssen.

Dokumente verwalten

Mir persönlich gefällt das Feature der eingescannten Dokumente besonders. Sie können jedem Thema, jeder Aufgabe oder dem Projekt ein Bild zuordnen, das in einem Informationsfenster angezeigt wird, wenn Sie diesen Eintrag markieren. So können die handgezeichneten Bildchen, Kopien aus Büchern usw. mit in die Dokumentation übernommen werden. Einfach einscannen, Bilddatei angeben und schon ist der Zettel überflüssig geworden.

Anregungen und Ergänzungen

Ergänzungen und Anregungen sind selbstverständlich willkommen: kurze Nachricht an uns. Dies gilt natürlich auch deswegen, weil die Hilfetexte nur sehr knapp gehalten sind und einige Dinge vielleicht doch nicht so selbst erklärend sind, wie das für uns den Anschein hat.

Anmerkung