Grips-Todo-Projektverwaltung

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Grips mbH

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Zeiterfassung

Zeiterfassung

Die Projektverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Das Erfassen von Arbeitszeiten ist eine besondere Aufgabe der Projektarbeit. Das Programm soll keine vollständige Zeiterfassung ersetzen. Es werden ihnen aber sinnvolle Möglichkeiten für eine einfache Zuordnung von Arbeitszeiten zu Aufgaben gegeben. Sinn ist es, die Projektarbeit vollständig zu dokumentieren.

Tätigkeiten

Arbeitszeiten werden mit Tätigkeiten erfasst, die Aufgaben untergeordnet werden. Wenn Sie Arbeitszeiten auswerten möchten, müssen Sie Tätigkeiten verwenden. Prinzipiell haben Sie auch die Möglichkeit den Zeitaufwand auch bei den Aufgaben einzutragen. Dabei werden aber die Zeitpunkte, an denen an der Aufgabe gearbeitet wurde, nicht berücksichtigt. Zumal ist es möglich, dass ein einer Aufgabe zu mehreren Zeitpunkten gearbeitet wird. Die ist mit einer einzelnen Zahleneingabe nicht zu dokumentieren.

Sie können eine Aufgabe beliebig viele Tätigkeiten unterordnen. Eine Tätigkeit hat immer einen Startzeitpunkt und einen Endzeitpunkt. Dadurch, dass Sie einen Eintrag Tätigkeit unterhalb einer Aufgabe einfügen, ist die Aufgabe nicht automatisch erledigt. Dies müssen sie gesondert dokumentieren, indem Sie bei der Aufgabe die Option "erledigt" markieren.

Informationsfenster "Aktuelle Tätigkeit"

Um das Arbeiten mit den Tätigkeiten zu erleichtern, gibt es ein Informationsfenster, welches die aktuelle Tätigkeit angezeigt. Folgendermaßen sollte es eingesetzt werden:

Öffnen Sie das Informationsfenster "Aktuelle Tätigkeit" über das Kontextmenü "Fenster/Aktuelle Tätigkeit". Am besten ordnen Sie dies neben dem Informationsfenster "Aufgaben" an. So haben Sie die offenen Aufgaben jederzeit im Überblick.

Markieren Sie die Aufgabe, die Sie als Nächstes bearbeiten möchten, im Projektbaum. Sie können die Aufgabe direkt im Baum markieren oder in dem Informationsfenster "Aufgaben" auf den entsprechenden Eintrag doppelklicken. Betätigen Sie anschließend den Schalter "Start" in Informationsfenster "Aktuelle Tätigkeit". Daraufhin wird automatisch ein neuer Projektbaumeintrag unterhalb der gewählten Aufgabe eingefügt. In dem Informationsfenster werden die Bezeichnung der Aufgabe sowie die Beschreibung angezeigt.

Die Anzeige der Bezeichnung und Beschreibung der Aufgabe in Informationsfenster "Aktuelle Tätigkeit" dient lediglich als zusätzliche Informationen. Sie können die Beschreibung für eigene Notizen verändern, diese Änderungen werden allerdings nicht in die Beschreibung der Aufgabe übernommen. Bei komplexeren Aufgaben können Sie beispielsweise schon erledigte Aufgabenteile aus der Beschreibung löschen.

Als zusätzliche Information wird noch der Zeitpunkt, an dem Sie die Tätigkeit begonnen haben, angezeigt. Daneben wird noch die Dauer seit Beginn der Tätigkeit angezeigt. Sie haben noch zwei Eingabefelder zur Dokumentation der Tätigkeit zur Verfügung. Eine einzeilige Eingabe, die die Tätigkeit im Groben beschreiben soll. Für eine ausführlichere Beschreibung existiert ein zweites Eingabefeld, welches beliebig viele Zeilen zur Verfügung stellt. Diese beiden Eingabefelder entsprechend den Eingabefeldern des Projektbaumeintrags für die Tätigkeit.

Wenn Sie die Aufgabe beendet haben, betätigen Sie den Schalter "Stop". Daraufhin wird der Endzeitpunkt in den entsprechenden Projektbaumeintrag "Tätigkeit" gesetzt und die Beschreibungen aus dem Informationsfenster übernommen.

Das Informationsfenster "Aktuelle Tätigkeit" dient nur zur vereinfachten Eingabe. Sie können das Informationsfenster während der Bearbeitung auch ausblenden. Wenn Sie es wieder anzeigen, bleiben die Informationen erhalten. Es ist auch möglich, während der Bearbeitung anderer Aufgaben in Projektbaum zu erledigen. So können Sie beispielsweise Dokumente nachlesen oder neuer Aufgaben erfassen. Die Informationen über die aktuelle Tätigkeit bleiben über das Informationsfenster immer im Blickfeld.