Grips-Todo-Projektverwaltung

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Grips mbH

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47051 Duisburg
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Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich im Projektbaum suchen?

Verwenden Sie zum Suchen das Informationsfenster "Aufgaben". Mit diesem Fenster lassen sich nicht nur Aufgaben suchen. Wählen Sie in der Auswahlbox links oben den Bereich aus, in dem gesucht werden soll. [siehe Bild]

Ein Export und ein Import von Aufgaben und Adressen sind in tabellarischer Form möglich. Das Format ist in weiten Teilen vorgebbar. Der Komplette oder Teile vom Projektbaum können als XML-Datei gespeichert werden. (Diese Funktionen stehen in der Vollversion zur Verfügung). Alternativ kann auch ein HTML-Export erstellt werden.

Die Datei "main.htm" wird nicht von dem Projektverwaltungsprogramm erzeugt, sondern sollte als Startseite des Projektes manuell angelegt, d. h. mit Word oder Frontpage o. ä. Die Erstellung der HTML-Seiten ist nicht vollständig. Das ist ein Kompromiss. Eine vollständige Erzeugung der HTML-Dokumentation würde den Rahmen der Projektverwaltung sprengen bzw. zu sehr einengen. So hat man die Möglichkeit Logos, Links usw. auf die Seite "main.htm" zu schreiben, ohne dass Eingriffe in die Projektdatei notwendig sind. Für das Layout ist das einfacher.

Fehler?

Wir können keine Angebote oder Rechnungen ausdrucken. Auf dem Schalter "Text öffnen" oder "Text erstellen" erfolgt keinerlei Reaktion des Programmes ... was haben wir falsch gemacht?

Warum werden Mitarbeiter nicht bei "erfasst von" und "bearbeitet von" zur Auswahl angeboten?

Im Projektbaumeintrag "Projekt" gibt es eine Option "Adressauswahl nur aus diesem Projekt". Diese Option ist normalerweise aktiviert und bewirkt, dass nur Adressen in den Feldern "bearbeitet von" und "erfasst von" angeboten werden, die sich innerhalb des Projektes befinden. Es ist nicht ungewöhnlich gleiche Adressen innerhalb einer Datei öfters zu verwenden. Mitarbeiter können in unterschiedlichen Projekten unterschiedliche Funktionen ausführen. Falls Sie Adressen lediglich einmalig außerhalb der Projekte anlegen, müssen Sie diese Option deaktivieren.

Druckvorschau funktioniert nicht.

Das Drucken direkt aus dem Programm Projektverwaltung funktioniert nur bei den Berichten. Sie müssen die Vorschau eines Berichtes im Projektbaum markieren. Dann ist auch die Druckvorschau möglich. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit Drag & Drop Aufgaben bzw. andere Projektbaumeinträge z. B. in Word zu kopieren und dort auszudrucken.

Was bedeutet die Fehlermeldung "... enthält ungültige Datei"?

  • Es ist ein ungültiges Publish-Verzeichnis ist eingegeben?
  • Sie haben den Schalter "Besprechungsvorbereitung" gewählt, aber keinen oder einen ungültigen HTML-Dateinamen eingegeben?

Wenn beim Serverbetrieb ein Dateiverweis verwendet wird, dann stürzt der Client ab.

Bitte vermeiden Sie zurzeit die Verschachtelung von Dokumenten, wenn Sie die Projektdatei auf einem Server verwenden möchten. Alternativ können Sie auch mehrere Projektdateien parallel auf dem Server betreiben.

Registrierung

Gantt-Diagramm

Wie füge ich Aufgaben zum Gantt-Diagramm hinzu?

  • Markieren Sie die Aufgabe im Projektbaum.
  • Bewegen Sie den Mauscursor über das Gantt-Diagramm auf das entsprechende Datum, an dem die Aufgabe beginnen soll, und drücken dort die linke Maustaste. Daraufhin wird ein neuer Balken im Gantt-Diagramm angezeigt.
  • Sie können die Dauer der Aufgabe verändern, indem Sie den rechten Rand mit der Maus verschieben. Alternativ können Sie auch die Einträge im Formular der Aufgabe anpassen.

Zum Ganttdiagramm gibt es auch ein kleines Video (hier klicken), welches die Arbeitsweise erläutert.

Netzwerkfunktionen

Wenn Sie mit mehreren Personen an einem Projekt arbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten dies zu organisieren.

Welche Netzwerkfunktionen stehen zur Verfügung?

Der Betrieb mit einem Rechner als Server

In diesem Betriebsmodus wird ein Rechner, auf dem die Projektverwaltung installiert ist, als Server verwendet. Unter Extra/Parameter können Sie diese Betriebsart einstellen.

Server

Grundlage für diesen Serverbetrieb ist das TCP/IP Protokoll. Der Rechner, der als Server betrieben wird, muss eine eindeutige TCP/IP-Adresse besitzen. Das Serverprogramm ist das gleiche Programm wie das für die Klienten oder das Programm ohne Netzbetrieb. Stellen Sie bei bei "Extra/Parameter" die Betriebsart "Programm als Server betreiben" ein und starten die Projektverwaltung anschließend neu.

Am besten aktivieren Sie noch die Funktion "Automatisches Speichern", damit die Änderungen der Klienten selbstständig gespeichert werden. Ansonsten müssen Sie das manuell erledigen.

Der Server stellt sodann seine Projektdateien anderen Rechnern (Klient) zur Verfügung.

Klient

Die Klienten greifen nicht mehr auf die Projektdatei zu, sondern holen alle Informationen von dem zentralen Rechner (Server). Sobald eine Änderung innerhalb des Datenbestandes gemacht wird, werden alle angeschlossenen Rechner (Server und Klient) aktualisiert. Die Aktualisierung wird vom Server vorgenommen. Der Server ist auch der einzige Rechner, der die Daten in einer Datei mit der Erweiterung "tdo" speichert.

TDN-Datei

Die Klienten merken sich lediglich die Verbindungsdaten in einer Datei mit der Erweiterung "tdn". Die tdn-Datei brauchen Sie nur einmal erstellen. Kopieren Sie diese Datei in ein Verzeichnis des nächsten Klienten. Damit hat auch dieser sofort sämtliche Verbindungseinstellungen.

Funktion der Key-Dateien

Die Key-Dateien, die Sie bei der Registrierung erhalten haben, enthalten eine ID, die zur Indentifizierung der einzelnen Datenplätze verwendet wird. Achten Sie unbedingt darauf, dass jeder Arbeitsplatz eine eigene Key-Datei besitzt. Ansonsten "klauen" sich die Clienten gegenseitig Datenpakete, weil dem Server die eindeutige Zuordnung fehlt. Sie können die Key-Nummer unter "Hilfe/Über..." nachsehen.

Arbeiten mit Dateiverweisen

Sie können für jeden Mitarbeiter eine eigene Projektdatei einrichten. Um eine Übersicht über alle Aufgaben des Projektes zu erhalten, können Sie eine Übersichtsdatei erstellen, die sämtliche Dateien der einzelnen Mitarbeiter einschließt. Bei dieser Konstellation ist jeder Mitarbeiter für seine eigene Projektdatei verantwortlich und speichert auch die Änderungen, die seinen Arbeitsbereich betreffen, in dieser Datei. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die einzelnen Dateien mobil sind, auf einem Notebook mitgenommen werden können und außerhalb geändert werden können.

Datei auf einen FTP Server verschieben

Anstatt eine Projektdatei auf der lokalen Festplatte abzulegen, können Sie die Datei auf einen FTP Server speichern. Dies kann ein beliebiger Internetserver sein, der diese Funktion zur Verfügung stellt. Damit kann praktisch von jedem Rechner, auf dem die Projektverwaltung installiert ist, auf die Datei zugegriffen werden. Dies können auch verschiedene Mitarbeiter sein. Beim Öffnen der Datei werden die Daten von dem FTP Server geladen. Beim Speichern werden die Daten auf dem FTP Server abgelegt. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht zwei Mitarbeiter gleichzeitig die Datei bearbeiten.